Van Excel-urenbriefjes naar online goedkeuren in één dag: stappenplan

Kort antwoord: ja, je kunt Excel en gemailde urenbriefjes binnen één dag vervangen. Kies een tool waarin je ingehuurde krachten hun uren online invullen en je klant ze digitaal goedkeurt, richt per klant een contract in, laat één medewerker en één klant een proefweek draaien en zet daarna iedereen over. Hieronder staat het stappenplan, uitgewerkt met Clockpit.

Waarom urenbriefjes laten aftekenen niet meer werkt

Het bekende proces: de ingehuurde kracht vult een Excel-sheet of papieren urenbriefje in, mailt het naar de klant, de klant tekent het af en stuurt het terug, en jij typt het over. Elke stap is een plek waar het misgaat: verkeerde versies, briefjes die te laat komen, handtekeningen die je niet kunt controleren en uren die je dubbel invoert. Hoe meer klanten en mensen, hoe meer tijd het kost. In Clockpit vs Excel zetten we de verschillen op een rij.

Wat je nodig hebt

• Een lijst van je ingehuurde krachten met hun e-mailadres.
• Per klant: wie de uren goedkeurt, met e-mailadres.
• Per plaatsing: hoe vaak er uren worden ingediend (week, twee weken, vier weken of maand).

Het stappenplan voor één dag

Ochtend: inrichten (ongeveer een uur)

1. Account aanmaken. Start een gratis proefperiode van 45 dagen, zonder betaalgegevens.
2. Klanten toevoegen. Zet per klant de persoon die goedkeurt erin. Goedkeurders hebben een gratis account.
3. Contracten vastleggen. Koppel per plaatsing de ingehuurde kracht aan de klant en kies de periode waarin uren worden ingediend.
4. Mensen uitnodigen. Je ingehuurde krachten krijgen een uitnodiging per mail. Installeren is niet nodig, Clockpit werkt in de browser op telefoon en computer.

Middag: proefweek met één klant

5. Eén medewerker vult uren in voor de lopende week, eventueel met kilometers en declaraties.
6. De medewerker dient de urenstaat in.
7. De klant keurt goed of stuurt de urenstaat terug met een opmerking.
8. Jij exporteert de goedgekeurde uren naar PDF, Excel of CSV en controleert of ze goed in je facturatie of salarisadministratie komen.

Einde van de dag: iedereen over

9. Nodig de rest uit en spreek een vaste deadline af, bijvoorbeeld vrijdag voor de uren van die week.
10. Zet Excel op alleen-lezen en bewaar het als archief.

Waar je op let als je een tool kiest

• De klant keurt online goed, met een spoor van wie wanneer akkoord gaf.
• Geen installatie voor je ingehuurde krachten.
• Herinneringen voor ontbrekende uren en openstaande goedkeuringen.
• Export van alleen goedgekeurde uren naar je bestaande pakket.
• Geen implementatietraject. Als het niet binnen een dag kan, is het voor deze klus te zwaar.

Twijfel je tussen tools? Bekijk de vergelijking van urenregistratie met goedkeuring. Meer achtergrond over de overstap lees je in digitale urenregistratie zonder Excel.